Aumenta la productividad de tu empresa y colaboradores utilizando las herramientas correctas.

Los diferentes cambios que se han generado a nivel mundial, gracias a los acontecimientos de los últimos cinco años, han puesto en la mira de los empresarios conceptos que supuestamente habían sido estudiados e interiorizados por las personas de negocio.

Conceptos como productividad personal y empresarial se han fortalecido con la adopción de nuevas tecnologías desarrolladas, específicamente para sacar mayor provecho del tiempo invertido en los diferentes tipos de tareas (personales y/o Empresariales).

Sin embargo, estudios recientes demuestran que en ocasiones la productividad personal se ve afectada por la productividad empresarial o viceversa, ya que estas no se sincronizan adecuadamente, generando así, que una actúe como barrera de la otra. Este fenómeno condiciona de manera proporcional el rendimiento de su empresa, ya que, un bajo desempeño de los empleados en el cumplimiento de sus tareas se traduce en que las metas planteadas para la compañía no se logren con los recursos y tiempos destinados para estas.

En la actualidad, existen una diversidad de herramientas que le permiten a las compañías conseguir una sinergia entre la productividad empresarial y personal. Sin embargo, antes de revisar algunos de estos recursos, es imperativo definir los conceptos anteriormente mencionados.

Productividad Empresarial: En muchas ocasiones se escucha hablar de este concepto, que es relativamente sencillo de definir, sin embargo, muy pocas empresas han logrado ejecutar acciones correctas para alcanzar un nivel de productividad que les permita diferenciarse de sus competidores y posicionarse en la cúspide de su nicho de mercado.

Entonces, ¿Qué es la productividad empresarial? Son un conjunto de acciones que se realizan con el fin de obtener el máximo provecho de los recursos invertidos para la ejecución de un proyecto, en otras palabras, se busca la máxima eficiencia en los procesos de tal manera que se potencialicen las oportunidades de aumentar el crecimiento económico de la empresa.

Pero ¿Cómo aumentar la productividad en una empresa?  Sin lugar a duda uno de los pasos más importantes para dar solución a esta pregunta, es establecer metas y objetivos enfocados siempre en tener procesos más eficaces, por otro lado, mantener un equipo de trabajo motivado, tanto con un buen clima laboral como con todas las herramientas y tecnologías necesarias para realizar sus actividades diarias, premiar y permitir la creatividad en cada uno de los niveles de la organización y por último, pero no menos importante, capacitar de manera frecuente a cada uno de los empleados en temas que les permitan realizar de manera más eficaz sus responsabilidades.

Como se mencionó en el párrafo anterior, la tecnología juega un papel muy importante en la industria actual, dado que la dinámica con la que se da el intercambio de información es mucho más rápida que años atrás, es por esto por lo que los empleados no deben invertir el tiempo en tareas rutinarias como: archivar documentos, responder a solicitudes de aprobaciones, revisar estado de procesos o cambios en los mismos, crear informes de manera manual, etc.  La buena noticia es que actualmente se tienen herramientas que permiten automatizar estas actividades y así sacar el máximo provecho al recurso humano de la compañía, A continuación, se presentan cinco de estas herramientas.

Microsoft Forms: Permite crear encuestas, cuestionarios y sondeos, invitar a otros a responder utilizando casi cualquier navegador web o dispositivo móvil, ver los resultados en tiempo real a medida que se envían, usar análisis integrados para evaluar las respuestas y exportar los resultados a Excel, para procesar los datos y obtener conclusiones sobre estos. Otras herramientas similares a esta pueden ser Google Forms, Paperforms, Cognito Forms, Conversational Form, etc.

Power Automate: Power automate permite automatizar muchas de las tareas repetitivas a las que se enfrentan los empleados, como por ejemplo, inicializar procesos de aprobación, migrar información de libros de Excel a SharePoint, eliminar o actualizar registros, etc.

Power Apps: Esta herramienta sirve para que sus empleados desarrollen aplicaciones de una manera fácil y ágil sin necesidad de ser expertos en programación, y lo mejor, es que estarán diseñadas para responder únicamente a las necesidades que tenga su organización y se puede acceder a estas desde cualquier dispositivo móvil ya que estas aplicaciones son dinámicas.

Power BI: Herramienta basada en la nube, les permitirá a los miembros de la organización visualizar y analizar de una manera fácil y rápida los datos por medio de informes y paneles.

SharePoint: Permite potencializar la productividad de su empresa, ya que esta herramienta proporciona un medio idóneo para la colaboración entre departamentos o servicios de la organización, gracias a su capacidad de almacenamiento y administración de documentos.

Una de las grandes ventajas de las herramientas descritas anteriormente, es la capacidad que tienen de enlazarse entre sí o con otros servicios, a través de conectores que permiten trasformar operaciones manuales en procesos digitales y automatizados. ¿Qué pasa si no hay un conector predeterminado para algún servicio o herramienta que tiene la compañía? No hay problema, estas herramientas permiten que los usuarios configuren sus conectores personalizados, con base en la necesidad que tengan.

Productividad personal: Antes de definir este término, es bueno mencionar que para muchas personas este concepto está ligado a la noción del éxito, cumplimiento de metas, sueños, etc. Por ende, no es de extrañarse que dicho significado sea diferente para cada persona. Sin embargo, se define como la capacidad de realizar las tareas del día a día utilizando la mínima cantidad de recursos, es decir, un empleado es productivo, cuando trabaja con eficiencia constante. Para alcanzar la productividad personal es necesario tener un sistema que permita segmentar las tareas ya sea por nivel de prioridad, urgentes o importantes, para esto se puede apoyar de metodologías agiles como Scrum, Kanban, Inbox Zero u otras.

Las metodologías citadas en el párrafo anterior se pueden realizar de manera fácil sin necesidad de invertir en grandes recursos. Es posible emplear recursos como: hojas de colores, un tablero en la oficina o simplemente un calendario y/o libreta, ¡ Pero mejor utilizar herramientas digitales ! ¿No?, a continuación, se describen algunas herramientas disponibles para mejorar la planificación de actividades y la productividad de los colaboradores de la organización.

Planner: Esta Herramienta de planificación está disponible en la suite de Microsoft 365 en las suscripciones premium, empresariales o educativas, es una herramienta que está orientada principalmente al trabajo en equipo, sin embargo, es una excelente herramienta para gestionar las tareas, gracias a su interfaz basada en la metodología Kanban y sus múltiples funciones que permiten alcanzar una mejor planificación.

OneNote: Esta aplicación permite guardar o capturar cualquier cosa, como notas, grabar audios, crear esquemas rápidos, añadir imágenes, vídeos o cualquier otro documento.

Calendario de Microsoft Outlook:  Utilizar de una manera adecuada esta herramienta permite administrar de forma más eficiente el tiempo, ya que, desde esta es posible planificar un día de trabajo, reservar tiempo para reuniones con compañeros u otros eventos importantes.

OneDrive: Es muy útil para almacenar todo tipo de archivos personales o laborales, compartir información de una forma segura con familiares o compañeros del trabajo.

Y lo más importante de todo esto, es que estas herramientas están integradas entre sí, lo cual te sirve para generar accesos rápidos a las diferentes tareas, crear recordatorios, compartir información de una manera fácil y segura y, por último, pero no menos importante acceder a las tareas desde cualquier lugar en el que se encuentre el empleado, siempre y cuando cuente con una conexión a internet, ya que, esta tecnología está basada en la nube.

También es válido indicar, que no existe una fórmula mágica que permita aumentar la productividad de los empleados y por ende la de la compañía, sino que es un proceso de disciplina, dedicación y capacitación constante en las diferentes metodologías o herramientas tecnológicas que existen en la actualidad, para alcanzar la productividad que tanto se desea.

Por último, es bueno mencionar que Information Workers es una compañía con personal altamente capacitado, en las herramientas descritas anteriormente y en otras más. Así que, los invitamos a que nos contacten con el fin de acompañarlos en sus procesos de transformación digital y que estos sean un éxito dentro de sus organizaciones.

¿Cuáles de estas herramientas han utilizado al interior de su organización?

¿Cuáles otras herramientas de productividad han empleado al interior de su empresa? ¿Y qué experiencia le dejo el uso de estas ?