Automatice procesos de Aprobaciones, usando Power Automate.

¿Sabías que en cualquier parte del mundo un equipo o persona debe estar esperando una aprobación para iniciar o finalizar alguna de sus tareas?, ¿ Qué los procesos de aprobación pueden durar minutos o meses, dependiendo del tamaño de la organización?, ¿Qué algunos procesos de aprobación son ineficientes porque se involucran áreas o personas inadecuadas?, ¿ Qué la productividad de sus empleados se ve afectada por procesos de aprobaciones mal estructurados y manuales?

Si se siente identificado con algunas de estas preguntas, este blog definitivamente es para usted ya que hablaremos sobre como automatizar los procesos de aprobación de su organización utilizando Power Automate, hecho que ayudara aumentar su productividad y la de sus colaboradores, disminuirá los costos asociados a procesos de aprobación y reducirá el riego de estancación de su proceso.

Antes de comenzar a describir cómo funcionan los flujos de aprobación en Power Automate, es importante que revisemos algunas definiciones y consideraciones que se deben tener en cuenta para lograr que nuestro proceso de aprobaciones sea exitoso.

¿ Qué es y cuando utilizar un proceso de aprobación?

Generalmente los procesos de aprobación son considerados la etapa inicial o final de un proceso, lo cual es un gran error ya que por lo general dichas aprobaciones desencadenan otros flujos de trabajo dentro de nuestras organizaciones, por tanto, se deben considerar como partes fundamentales de los flujos de trabajo de la organización.

La palabra aprobación proviene del latín approbatio que significa “Acción y efecto de pasar a prueba”.  En palabras más simples; los procesos de aprobación son aquellas tareas donde se requiere como mínimo una segunda opinión que autorice la ejecución de una o varias tareas, es importante resaltar que un proceso puede contar con uno o más aprobadores y esto dependerá de que tan complejo es el flujo de trabajo o las políticas internas de la organización.

Los procesos de aprobación se deben implementar básicamente cuando usted quiera estandarizar un proceso interno o externo de la organización, ahorrar tiempo, dinero o crear un sistema que pueda repetirse y sea confiable.

¿Cómo crear un proceso de aprobación?

Antes de sentarse a diseñar su proceso de aprobación, usted debe tener una idea clara de cómo funciona el flujo de trabajo, tener en cuenta cuales son las principales entradas, salidas, ramificaciones y personas o áreas que hacen parte de ese flujo, a continuación, se formulan algunas preguntas que pueden ayudarlo.

• ¿Cómo inicia el flujo de trabajo?
  • ¿ Que tarea inicia este flujo de trabajo?
  • ¿ Por cuál medio ingresa la tarea que desencadena el flujo?
  • ¿ Qué información debe traer la tarea?
  • ¿ Quién envía la tarea?
• ¿ Aprobador o aprobadores?
• ¿ Cuándo se aprueba o rechaza una solicitud?
• ¿ Qué pasa cuando se aprueba o rechaza la solicitud ?

Al responder cada una de las preguntas que se plantearon en la sesión anterior usted tendrá buenas bases para empezar a construir su proceso de aprobación.

En la actualidad existen numerosas herramientas para crear flujos de trabajo que permitan diferenciar claramente las actividades de aprobación y que personas o áreas están involucradas en dichos procesos, sin embargo, para este ejemplo utilizaremos la herramienta de Power Automate, la cual, no solo nos permitirá crear nuestro flujo de trabajo, sino que también nos permitirá automatizarlo.

Con el fin de ejemplificar el uso de esta herramienta se ha creado un caso problema ficticio:

Anna hace parte del equipo de TI de una gran organización y se le pidió que diseñara un flujo de trabajo que le permita a la compañía automatizar el proceso de aprobación para los viáticos de los consultores, este flujo debe notificar por medio de correo electrónico al consultor si sus viáticos fueron aprodados o de lo contrario fueron rechazados. Con el fin de dar solución al requerimiento diseña el siguiente diagrama del proceso, dando respuesta a las preguntas planteadas anteriormente.

Es importante resaltar que el flujo anterior solo ejemplifica un posible flujo de trabajo para dar respuesta a la necesidad ficticia que se planteó, sin embargo, las etapas que se definieron en este (Entrada, Proceso de Aprobación y salida) son un excelente punto de partida para diseñar cualquier proceso de aprobación.

Anna ya tiene claro cómo debe ser el proceso para la autorización o denegación de viáticos para los consultores, ahora debe buscar una herramienta que le permita automatizar el flujo que diseño y opta por utilizar la herramienta Power Automate, ya que esta se integra muy bien a la lista de SharePoint que creo para que los consultores soliciten sus viáticos. Por tanto, se dirige a su buscador de preferencia y se autentica con sus credenciales de office 365, busca la herramienta de interés y se dispone a abrirla, una vez empieza a interactuar con la interfaz de Power Automate se percata de una cantidad considerable de plantillas, las cuales puede usar y así agilizar su trabajo, por lo tanto, se dispone a buscar una plantilla que le permita dar solución a su requerimiento actual.

Al seleccionar la plantilla Anna se percata, que debe configurar algunas de las acciones, y comienza con la tarea que desencadena el flujo de aprobación, la cual como se mostró en el flujo anterior se daría cuando un consultor solicite nuevos viáticos en la lista de SharePoint .

Nota: Esta acción es conocida como el desencadenador del flujo y como parámetros de entrada se requieren la dirección url del sitio de SharePoint donde tenga almacenada su lista y el nombre de la lista.

Una vez configurada la acción que desencadena el flujo, Anna se dispone a configurar la acción de aprobación, sin embargo, se confunde, ya que actualmente en la herramienta Power Automate se tienen 3 acciones de aprobación, las cuales se describen a continuación:

Acción de Aprobación	Descripción	Cuando se debe usar
Crear una Aprobación	Inicia un proceso de aprobación, pero no espera a que se complete la aprobación.	Cuando no se tiene toda la información necesaria para completar la aprobación
Esperar una aprobación	Espera a que se complete una aprobación	Se debe utilizar como complemento a crear una aprobación.
Iniciar y esperar la aprobación	Acción que permite proporcionar los detalles de la aprobación y los aprobadores. Esta acción inicia y espera la respuesta de los aprobadores.	Se debe usar cuando se tenga toda la información necesaria para aprobar o rechazar.

Teniendo esta información Anna decide utilizar la acción de iniciar y esperar la aprobación ya que ella ya conoce los detalles de la solicitud y los aprobadores, por lo tanto, inicia con la configuración de la acción de aprobación.

 Anna configura la acción con los parámetros que se le piden, sin embargo, queda con la duda de cuáles son los diferentes tipos de aprobación. Para no quedarse con la duda y saber qué tipo de aprobación debe utilizar,  realiza una pequeña investigación y crea la siguiente tabla, la cual puede utilizar para futuros proyectos.

Tipo de Aprobación	Comportamiento
Aprobar o rechazar: Todos deben aprobar	Los aprobadores recibirán una notificación por teams y correo electrónico con las opciones de aprobar o rechazar, en este caso se espera a que todos los aprobadores den su respuesta para completar el flujo.
Aprobar o rechazar: Primero en responder	Los aprobadores recibirán una notificación por teams y correo electrónico con las opciones de aprobar o rechazar, en este caso solo se requiere la aprobación de alguno de los aprobadores para que se complete el flujo.
Respuestas personalizadas: esperar todas las respuestas	Usted define las opciones entre las que pueden elegir los aprobadores asignados. Todos los aprobadores deben responder para completar el proceso.
Respuestas personalizadas: esperar una respuesta	Usted define las opciones entre las que pueden elegir los aprobadores asignados. Solo basta con la respuesta de alguno de los aprobadores.

Una vez definidos los parámetros de tipo de aprobación, título de la aprobación, aprobadores y demás, a Anna solo le quedaría faltando configurar la acción de enviar correo electrónico al consultor con la respuesta a su solicitud. ( Este paso se propone como practica al lector).

Como se evidencio en el caso ficticio automatizar un proceso de aprobaciones con Power Automate no requiere mucho esfuerzo o altos conocimientos en técnicas de programación, solo necesitas contar con una licencia de office 365 y ganas de aprender, ojo, si necesitas ayuda con esto último, no dudes en contactarnos y te asesoraremos con personal altamente capacitado, en la herramienta mencionada a lo largo de este blog y en otras más.

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